Kurz gesagt
- Wählen Sie zuerst das Buchungstool, nach Gebühren, Erinnerungen, Ausfallregeln und Datenschutz. Danach entscheidet sich, wie es in die Website kommt.
- Der einfachste Weg ist ein Knopf, der zur Buchungsseite des Anbieters führt. Er gehört auf jede Seite und ins Google-Unternehmensprofil.
- Ein eingebundener Kalender hält die Kundschaft auf Ihrer Seite, lädt aber Inhalte vom Server des Anbieters und gehört in die Datenschutzerklärung.
- Mit dem Anbieter schließen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. In Praxen sagen schon die Termine etwas über die Gesundheit aus.
Drei Wege: Knopf, eingebundener Kalender, Anfrageformular
- Knopf zur Buchungsseite. „Termin buchen“ führt auf die Seite Ihres Anbieters, dort wählt die Kundschaft Leistung und Uhrzeit. Doctolib etwa stellt Praxen einen Website-Knopf bereit, der zum Doctolib-Profil führt. Vor dem Klick lädt Ihre Seite nichts vom Anbieter. Der Nachteil: Die Kundschaft verlässt Ihre Website.
- Eingebundener Kalender. Die Buchung erscheint als Fenster in Ihrer Seite, meist per iFrame oder Skript des Anbieters. Shore beschreibt in seiner Hilfe neben dem einfachen Link einen schwebenden Buchungsknopf und eine Einbindung per iFrame. Nicht jeder Anbieter sieht das vor, und manche Baukästen lassen den nötigen Code gar nicht zu.
- Anfrageformular ohne Kalender. Die Kundschaft nennt Anliegen und Wunschtermin, Sie bestätigen per E-Mail oder Telefon. Das passt, wenn jeder Termin eine Absprache braucht, etwa im Handwerk mit Besichtigung vor Ort. Es kostet keine Buchungsgebühr, aber jede Anfrage braucht eine Antwort von Hand.
Selbstständigen mit wenigen, längeren Terminen reicht oft der Knopf oder das Formular. Ein Salon mit mehreren Stühlen und vielen kurzen Terminen braucht ein richtiges Buchungstool.
Worauf es bei der Auswahl ankommt
Diese Punkte trennen die Angebote:
- Gebühren. Manche Anbieter nehmen eine feste Monatsgebühr, andere eine Provision je Buchung, manche beides. Rechnen Sie mit Ihrer tatsächlichen Zahl an Terminen.
- Erinnerungen. Eine Nachricht am Vortag verhindert vergessene Termine. Fragen Sie, ob Erinnerungen per SMS im Preis enthalten sind oder einzeln berechnet werden.
- Ausfälle. Legen Sie fest, bis wann Kundschaft selbst absagen oder umbuchen kann. Wer eine Anzahlung oder Ausfallgebühr verlangen will, nennt sie vor der Buchung deutlich und lässt sie bestätigen.
- Kalender und Team. Das Tool sollte mit dem Kalender abgleichen, den Sie ohnehin nutzen, damit kein Termin doppelt vergeben wird. Arbeiten mehrere Personen, braucht jede eigene Zeiten und Leistungen.
- Dauer und Puffer. Eine Farbe dauert länger als ein Schnitt; Dauer und Pausen sollten sich je Leistung einstellen lassen.
- Das Telefon bleibt. Ein Teil der Kundschaft ruft weiter an. Termine, die Sie selbst eintragen, sollten im selben Kalender landen wie die Online-Buchungen.
Plattform oder eigenes Tool: wem die Kundschaft gehört
Manche Buchungsanbieter sind zugleich ein Marktplatz: Wer dort nach einem Salon oder einer Praxis in der Nähe sucht, findet auch Sie. Das kann Neukundschaft bringen, und bei manchen Anbietern fällt gerade für sie eine Provision an.
Die Kehrseite ist Abhängigkeit. Ihre Kundschaft legt oft ein Konto beim Anbieter an, bucht über dessen Seite und bekommt dessen Nachrichten. Wer später wechselt, fängt womöglich mit einer leeren Kartei an. Klären Sie deshalb vorher:
- Können Sie Kundenliste und Termine jederzeit exportieren, in einem Format, das ein anderes Tool einlesen kann?
- Was geschieht mit Konten, Bewertungen und Buchungslinks, wenn Sie kündigen?
- Erscheinen auf Ihrer Profilseite beim Anbieter auch andere Betriebe?
Am besten nutzen Sie einen Marktplatz für neue Kundschaft und schicken Stammkundschaft über die eigene Website zum Buchen.
Datenschutz und Barrierefreiheit bei Online-Buchungen
Der Buchungsanbieter speichert Namen, Kontaktdaten und Termine Ihrer Kundschaft in Ihrem Auftrag. Sie schließen mit ihm einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, und er gehört in Ihre Datenschutzerklärung. Ein eingebundener Kalender lädt beim Aufruf Ihrer Seite Inhalte vom Server des Anbieters; dabei geht die IP-Adresse der Besucher dorthin, bevor jemand bucht. Setzt er Cookies, die für den Dienst nicht unbedingt erforderlich sind, braucht es nach § 25 TDDDG eine Einwilligung. Ein Knopf, der erst nach dem Klick zum Anbieter führt, vermeidet das. Mehr dazu in der DSGVO-Checkliste.
In Arzt- und Therapiepraxen sagt schon ein Termin etwas über die Gesundheit eines Menschen aus, der Behandlungsgrund erst recht. Solche Angaben gehören zu den besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Die Datenschutzkonferenz der Aufsichtsbehörden hat dazu im Juni 2025 ein Positionspapier beschlossen: Ein eingebundenes Tool, das nur für die Praxis arbeitet, ist Auftragsverarbeitung; legt eine Patientin ein eigenes Konto beim Anbieter an, ist der Anbieter insoweit selbst verantwortlich. Und wer nicht online buchen will, muss auf anderem Weg einen Termin bekommen, etwa am Telefon. Fragen Sie beim Buchen nur, was für den Termin nötig ist; mehr auf der Seite für Praxen.
Seit dem 28. Juni 2025 gilt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz. Eine Buchung, an deren Ende ein Vertrag mit Verbraucherinnen und Verbrauchern steht, kann darunter fallen; eine Terminbuchung gilt als Grenzfall. Kleinstunternehmen, die Dienstleistungen anbieten, sind ausgenommen. Einzelheiten stehen im Artikel zum BFSG. Testen Sie die Buchung unabhängig davon vor der Wahl eines Tools mit der Tastatur und auf dem Handy.
Wie die Buchung in die Website kommt
- Tool einrichten. Leistungen, Mitarbeitende, Zeiten und Absageregeln anlegen, den Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen. Link oder Einbindungscode stehen in der Hilfe Ihres Anbieters.
- Den Knopf dorthin, wo gesucht wird. In die Kopfzeile, auf dem Handy als fester Knopf am unteren Rand, zu jeder Leistung und auf die Kontaktseite, beschriftet mit „Termin buchen“ statt „Hier klicken“.
- Ins Google-Unternehmensprofil. Dort lässt sich ein Buchungslink eintragen; Anbieter wie Planity und Doctolib erklären in ihrer Hilfe, wie ihr Buchungsknopf ins Profil kommt. Wie Sie das Profil anlegen, zeigt der Artikel zum Google-Unternehmensprofil.
- Probe buchen. Auf dem Handy und am Computer, einschließlich Absage, Umbuchung und Erinnerung.
Bei uns steckt ein Knopf für Anruf, Reservierung oder Termin schon im Paket S · Präsenz. Soll die Buchung direkt in der Seite erscheinen, binden wir sie mit der Zusatzoption Online-Terminbuchung für 9 €/Monat netto (10,71 €/Monat brutto) ein, sofern Ihr Anbieter das vorsieht; in L · Plus ist sie enthalten. Die Gebühren des Buchungsanbieters zahlen Sie dort. Ein eigenes Buchungssystem bauen wir nicht: die Anbieter sind genau dafür gemacht und halten es aktuell.
Dieser Artikel gibt einen Überblick und ist keine Rechtsberatung. Bei Fragen zu Ausfallgebühren, Gesundheitsdaten oder dem BFSG helfen eine Anwältin, ein Anwalt oder Ihre Kammer.